“方向盤在手，加油我做主”、“將在外，君命有所不受”，由于車的實(shí)際掌握權(quán)在員工手里，是否存在違規(guī)操作全靠員工自述。所以很多企業(yè)的用油管理都成了一本“糊涂賬”。疫情之下，企業(yè)經(jīng)營普遍壓力較大，降本增效成為必做功課，“糊涂賬”也到了需要“清晰算”的時候。

傳統(tǒng)企業(yè)用油管理存在“糊涂賬”

“私車公用”是目前很多企業(yè)普遍存在的現(xiàn)象，一些公司將員工的車輛用作企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營之用，公司給員工支付租金或報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。但由于車輛使用的隨意性，是公用還是私用很難區(qū)分，也無從分辨加油行為是否合理，比如是否節(jié)假日異地加油等。

江蘇一家銷售公司的老板孫先生就遇到過類似狀況。“之前有一個員工開自己的車跑業(yè)務(wù)，每次他開車出去都說是去拜訪客戶，回來就讓財(cái)務(wù)報(bào)銷油費(fèi)。但奇怪的是，兩個多月他一單生意也沒談成，我們的產(chǎn)品不是什么大件，按他外出的頻率正常肯定會出單。”孫先生說，他當(dāng)時就覺得其中肯定有貓膩，后來偶然發(fā)現(xiàn)，這個員工竟然在兼職跑網(wǎng)約車！

孫先生說，這件事對他觸動很大。在這之后，他讓財(cái)務(wù)一定要嚴(yán)格審核票據(jù)的真實(shí)性和加油的合規(guī)性。“但財(cái)務(wù)也不可能趟趟跟車走，也只能憑借經(jīng)驗(yàn)判斷加油數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。”孫先生表示，他咨詢了很多同行，想借鑒他們的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)也沒什么好辦法，“全憑員工自覺”。

目前，很多中小企業(yè)甚至大型企業(yè)，對企業(yè)用車的加油報(bào)銷都無法做到精細(xì)管理，大多都是“大差不差就可以了”。然而，隨著如今企業(yè)對成本管控的趨嚴(yán)，用油報(bào)銷這種小問題越來越引發(fā)公司的重視。

數(shù)字化技術(shù)，“糊涂賬”克星？

有的企業(yè)用油卡來管理用車加油，但由于實(shí)體油卡的局限性，導(dǎo)致管理依然很難做到透明化。再加上加油過程中可以牟利的灰色空間越來越多，行為越來越隱蔽，用油卡管理力不從心。

企業(yè)要想真正避免“糊涂賬”，需要在用油管理過程中了解更多信息。比如需要準(zhǔn)確查看車輛的行駛里程、油耗、實(shí)時路徑、保養(yǎng)等信息，做到心中有數(shù)。同時還要隨時監(jiān)控用油變化和趨勢，杜絕虛開加油發(fā)票、違規(guī)用車等現(xiàn)象。此外，企業(yè)還需要隨時掌握車輛狀態(tài)、人車匹配等情況，對駕駛員行為進(jìn)行分析，對超速、急加速等不規(guī)范駕駛行為進(jìn)行監(jiān)控。

顯而易見，要實(shí)現(xiàn)如此細(xì)致全面的管理，離不開數(shù)字化技術(shù)的助力。能鏈企服通過數(shù)字化手段，讓企業(yè)用油管理清晰明了，拒絕“糊涂賬”。能鏈企服的方案是，搭建一體化企業(yè)能源數(shù)字化管理系統(tǒng)，將車輛管理、加油、開票等環(huán)節(jié)全部納入數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)用車加油管理的全流程線上化。

員工在加油時，只需在能鏈企服App或小程序中選擇加油站，之后選擇油號、油槍，加油結(jié)束后確認(rèn)支付即可，員工無需自己墊付油費(fèi)，個人無需開票，能鏈企服與企業(yè)之間直接進(jìn)行公對公支付。既消除員工費(fèi)用報(bào)銷的煩惱，也避免虛開發(fā)票的違規(guī)行為，還減少了財(cái)務(wù)人員對票據(jù)有效性和真實(shí)性的審核工作。

這樣一來，企業(yè)就可以輕松避免加油違規(guī)難題。員工無論何時、何地、在哪個加油站進(jìn)行加油，一切信息都會記錄到后臺系統(tǒng)上，讓管理者一目了然。

企業(yè)用車加油看似細(xì)枝末節(jié)，卻是最容易被忽視的管理節(jié)點(diǎn)，也是企業(yè)降本增效的有效發(fā)力點(diǎn)。能鏈企服可以有效規(guī)避不合規(guī)的用車行為或潛在風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)用油管理出現(xiàn)“糊涂賬”，讓企業(yè)運(yùn)行更加高效。